Waarom zijn bewaartermijnen belangrijk?
Het naleven van bewaartermijnen is noodzakelijk voor organisaties. Enerzijds mag je gegevens niet langer bewaren dan nodig is, terwijl anderzijds bepaalde wetten juist verplichten om gegevens gedurende een periode te bewaren. Het is daarom belangrijk om je hierin te verdiepen en bewaartermijnen goed te organiseren binnen jouw organisatie. Hier zijn drie belangrijke redenen waarom:
1. Veiligheid en privacy
Door gegevens te lang te bewaren, vergroot je het risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ben je verplicht persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
2. Wettelijke verplichtingen
Verschillende wetten, zoals de Belastingwetgeving, de Archiefwet, en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), bepalen hoe lang je bepaalde gegevens moet bewaren. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot sancties of juridische problemen.
3. Risico’s van niet-naleving
Het niet correct naleven van bewaartermijnen kan resulteren in:
- Boetes: Autoriteiten zoals de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen hoge boetes opleggen.
- Reputatieschade: Het lekken van verouderde gegevens kan vertrouwen van klanten en partners schaden.
- Juridische claims: Onvoldoende documentatie kan leiden tot problemen bij audits of rechtszaken.
Overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen
Om het overzichtelijk te maken, hebben we de bewaartermijnen ingedeeld per categorie. Dit helpt je snel te bepalen welke regels voor jouw organisatie van toepassing zijn.
Persoonsgegevens (AVG/GDPR)
- Sollicitatiegegevens
Bewaartermijn: 4 weken (zonder toestemming)
Wetgeving: AVG - Personeelsdossiers
Bewaartermijn: 2 jaar na uitdiensttreding
Wetgeving: AVG - Kopie ID-bewijs
Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding
Wetgeving: AVG
Administratie en Belastingen
- Financieel-administratieve gegevens
Bewaartermijn: 7 jaar
Wetgeving: Belastingwetgeving - Facturen
Bewaartermijn: 7 jaar
Wetgeving: Belastingwetgeving - Jaarrekeningen
Bewaartermijn: 7 jaar
Wetgeving: Belastingwetgeving
Juridisch
- Contracten
Bewaartermijn: 5 tot 20 jaar (afhankelijk van het type)
Wetgeving: Burgerlijk Wetboek - Garantieclaims
Bewaartermijn: Tot 5 jaar na afloop
Wetgeving: Burgerlijk Wetboek
Zorg
- Medische dossiers
Bewaartermijn: Minimaal 20 jaar na laatste contact
Wetgeving: WGBO - Patiëntendossiers (academisch)
Bewaartermijn: Tot 115 jaar na geboortedatum
Wetgeving: Archiefwet - Psychiatrische medische dossiers
Bewaartermijn: Minimaal 5 jaar na ontslag
Wetgeving: WGBO - Arbeidsgerelateerde medische dossiers
Bewaartermijn: Minimaal 15 jaar na blootstelling
Wetgeving: Arbeidsomstandighedenwet - Onderzoeksgegevens
Bewaartermijn: Minimaal 15 jaar na onderzoek
Wetgeving: EU Clinical Trials Regulation - Medische gegevens werknemers in aanraking met gevaarlijke stoffen
Bewaartermijn: Minimaal 40 jaar
Wetgeving: Arbeidsomstandighedenwet
Hoe bepaal je wat te bewaren en wat te vernietigen?
Het beheren van bewaartermijnen kan ingewikkeld zijn. Hier zijn drie praktische stappen die je kunt nemen om grip te krijgen op je gegevensbeheer:
1. Stel een bewaarbeleid op
Zorg voor een duidelijk bewaarbeleid dat aansluit op de wettelijke eisen en behoeften van jouw organisatie. Dit beleid moet aangeven welke gegevens worden bewaard, hoe lang, en wanneer ze worden vernietigd.
2. Maak gebruik van tools en software
Er zijn verschillende tools beschikbaar die je helpen bij het beheren van bewaartermijnen. Deze tools kunnen je bijvoorbeeld automatisch waarschuwen wanneer gegevens moeten worden vernietigd of gearchiveerd. Taakmanagementsystemen zijn hier bijvoorbeeld uitermate geschikt voor, daarnaast zijn deze ook geschikt voor het implementeren van een ISO-managementsysteem, lees alles over deze combinatie in het volgende blog.
3. Controleer regelmatig
Het is belangrijk om periodiek je gegevens te evalueren en verouderde informatie te verwijderen. Dit voorkomt dat je onnodige risico’s loopt en zorgt voor efficiënter gegevensbeheer.
Hoe wij je kunnen helpen bij waarborgen van bewaartermijnen
Om je te helpen met het naleven van bewaartermijnen, bieden wij een aantal praktische hulpmiddelen:
1. AVG-scan
Onze AVG-scan helpt je inzicht te krijgen in hoe jouw organisatie omgaat met persoonsgegevens en bewaartermijnen.
2. Template voor bewaarbeleid
Download ons handige template voor een bewaarbeleid en ga direct aan de slag met het organiseren van je gegevensbeheer.
3. Advies op maat
Heb je specifieke vragen over bewaartermijnen of het implementeren van een bewaarbeleid? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een kennismakingsgesprek.
Zet vandaag de eerste naar compliance
Het correct beheren van bewaartermijnen is noodzakelijk voor het naleven van wetgeving, het beschermen van privacy, en het vermijden van risico’s. Door een goed bewaarbeleid op te stellen en regelmatig te evalueren, blijft je organisatie compliant, efficiënt en veilig.
Heb je vragen of wil je direct aan de slag? Download ons bewaarbeleid-template of neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. Samen zorgen we ervoor dat jouw organisatie volledig compliant is!
